Instrukcja kancelaryjna (IK) i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) to kluczowe narzędzia organizujące zarządzanie dokumentami powstającymi oraz wpływającymi do instytucji kultury. Niestety, w wielu jednostkach te kwestie nie zostały jeszcze odpowiednio uregulowane. Na początek warto zrozumieć, czym są te dokumenty oraz jakie pełnią funkcje.
Co to jest IK i JRWA?
Tematyka IK i JRWA regularnie powraca, ponieważ obszar ten często nie jest priorytetem w funkcjonowaniu poszczególnych instytucji. Z moich obserwacji wynika, że większe instytucje radzą sobie z tym trochę lepiej. Wynika to przede wszystkim z lepszej organizacji pracy oraz większej liczby pracowników, w tym funkcjonującego kancelarii/sekretariatu. W takich warunkach łatwiej jest kontrolować obieg dokumentów.
Pierwszym krokiem jest ustalenie, czy dany obowiązek dotyczy konkretnej instytucji. IK i JRWA są wymagane w instytucjach działających jako samodzielne jednostki organizacyjne. W przeciwnym wypadku należy stosować procedury pochodzące z “instytucji matki”. Np. w bibliotece uniwersyteckiej stosuje się procedury kancelaryjne uniwersytetu, w którym taka jednostka funkcjonuje. Wynika to z art. 6 ust. 1 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:
“Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.”
Instrukcja kancelaryjna (IK)
Przy pierwszej analizie przepisu może się wydawać, że wprowadzenie IK i JRWA to trudne i skomplikowane zadanie. Wiele instytucji decyduje się zatem na zlekceważenie tego obowiązku lub opracowanie dokumentów na zasadzie kopiowania gotowych wzorów. Zachęcam jednak do stworzenia własnej, nawet uproszczonej wersji dostosowanej do specyfiki instytucji i jej działalności.
IK to dokument opisujący procedury dotyczące m.in.:
- Systemu kancelaryjnego i kategorii archiwalnych,
- Obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
- Rejestracji spraw i zakładania teczek,
- Załatwiania spraw oraz wysyłania pism,
- Przechowywania dokumentów i przekazywania ich do archiwum zakładowego,
- Nadzoru nad procesami kancelaryjnymi,
- Powielania dokumentów i publikacji,
- Wykorzystania narzędzi cyfrowych.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) – definicja i rola
JRWA najczęściej jest przedstawiany w formie tabeli i bywa załącznikiem do IK. To zbiór zasad klasyfikacji dokumentów, który ułatwia ich porządkowanie i przechowywanie. Dzięki JRWA wiadomo, gdzie powinien trafić każdy dokument, co usprawnia jego odnalezienie. Dodatkowo określone są kategorie archiwalne, co pozwala na uporządkowanie okresów przechowywania.
Tworzenie JRWA
JRWA opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, dzieląc dokumenty na maksymalnie 10 grup oznaczonych cyframi od 0 do 9. Najczęściej stosowane grupy to:
- 0 – Zarządzanie,
- 1 – Kadry,
- 2 – Środki rzeczowe,
- 3 – Ekonomika.
Każda grupa może być dzielona na klasy drugiego (00-99) i trzeciego rzędu (000-999). Dla większości instytucji taka klasyfikacja będzie wystarczająca, ale w razie potrzeby można ją rozbudować.
Współdzielenie przestrzeni z inną instytucją
Małe instytucje często działają w tym samym budynku co inne podmioty i korzystają ze wspólnego sekretariatu. W takich sytuacjach pojawia się pytanie: czy muszą posiadać własne IK i JRWA? Odpowiedź brzmi: tak. Procedury muszą być opisane, a klasyfikacja dokumentów zazwyczaj będzie zbieżna z tą stosowaną przez inną instytucję w tym samym budynku. Warto również zadbać o umowę powierzenia danych osobowych, jeśli pracownicy innej jednostki zajmują się obsługą korespondencji.
Gdzie szukać wzorów IK i JRWA?
Częstym błędem jest poszukiwanie gotowych wzorców na stronach ministerstw i innych największych podmiotów administracji publicznej. Zamiast tego lepiej inspirować się dokumentami opracowanymi przez podobne instytucje do naszej, dopasowane do ich skali i zasobów kadrowych. Gotowe opracowania mogą być pomocne, ale wymagają dostosowania do specyfiki konkretnej jednostki.
Konsultacje z Archiwum Państwowym
Przepisy wymagają, aby IK i JRWA były konsultowane z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych na etapie ich wprowadzania. Często pojawiają się opowieści o braku odpowiedzi ze strony Archiwum lub bardzo długim oczekiwaniu na taką odpowiedź. Po stronie instytucji jest jednak przesłanie procedur do wskazanych w ustawie konsultacji. To, że inna instytucja musiała czekać bardzo długo na odpowiedź, nie usprawiedliwia nas, jeżeli nie wyślemy naszych procedur.
IK i JRWA a przepisy RODO
Uporządkowanie kwestii związanych z IK i JRWA stanowi realne wsparcie przy realizacji przepisów RODO poprzez:
- Zapewnienie przejrzystości w obiegu dokumentów (wsparcie w rozliczalności),
- Łatwość odnalezienia pism i właściwą klasyfikację danych,
- Określenie zasad retencji dokumentów, co minimalizuje ryzyko naruszeń przepisów dotyczących przechowywania danych.
Podsumowując, wdrożenie IK i JRWA to nie tylko spełnienie obowiązków prawnych, ale także sposób na usprawnienie codziennej pracy poszczególnych instytucji. Dokumenty te, odpowiednio dostosowane, znacząco poprawiają organizację oraz bezpieczeństwo obiegu informacji.
